หน้าแรก · บันทึกจากหน้างาน

เริ่มทำระบบ HR จากศูนย์ ควรทำอะไรก่อนหลัง

19 สิงหาคม 2569 · อ่าน 6 นาที

เจ้าของกิจการที่ตัดสินใจแล้วว่าจะเริ่มวางระบบคนจริงจัง มักไปเจอรายการสิบกว่าข้อบนอินเทอร์เน็ตก่อน แล้วกลับมาถามผมว่าต้องทำทั้งหมดนี้เลยหรือ

รายการพวกนั้นไม่ได้ผิดครับ ทุกข้อในนั้นควรมีจริง ๆ แต่มีปัญหาสองอย่าง

อย่างแรก มันเขียนไว้สำหรับบริษัทที่มีคนทำงานนี้เต็มเวลาอยู่แล้ว ส่วนบริษัทคุณอาจมีคนทำอยู่ครึ่งคน แถมคนนั้นยังทำบัญชีอยู่ด้วย

อย่างที่สองสำคัญกว่า — มันเรียงเป็นรายการ ไม่ได้เรียงเป็นลำดับ ทั้งที่หลายข้อในนั้นทำไม่ได้เลยถ้ายังไม่ได้ทำข้ออื่นก่อน

ทำไมลำดับสำคัญกว่ารายการ

ยกตัวอย่างที่ผมเจอบ่อยที่สุด บริษัทอยากได้ระบบประเมินผล เลยไปหาแบบฟอร์มมาใช้ แต่พอจะประเมินจริงก็พบว่ายังไม่เคยมีใครเขียนไว้ว่าแต่ละตำแหน่งต้องทำอะไรบ้าง สุดท้ายกลายเป็นการให้คะแนนตามความรู้สึก ซึ่งแย่กว่าไม่ประเมินเลย

หรืออีกแบบคือซื้อโปรแกรมมาก่อน แล้วค่อยพบว่าไม่มีข้อมูลจะกรอกเข้าไป

ผมเลยแนะนำให้คิดเป็นขั้น ไม่ใช่เป็นรายการ และในบริษัทขนาด 20–100 คน ขั้นที่จำเป็นจริง ๆ มีแค่สี่ขั้นครับ

ขั้นที่ 1 — รู้ก่อนว่ามีใครอยู่บ้าง

ขั้นนี้คนข้ามบ่อยที่สุด เพราะมันดูไม่เหมือนงาน HR แต่เป็นขั้นที่ทำให้ทุกอย่างหลังจากนี้เป็นไปได้

สิ่งที่ต้องมีคือทะเบียนพนักงานที่ตอบคำถามพื้นฐานได้ ใครชื่ออะไร เข้ามาเมื่อไหร่ อยู่ฝ่ายไหน ตำแหน่งอะไร รายงานกับใคร เงินเดือนเท่าไหร่ และมีเอกสารอะไรครบหรือขาด

ฟังดูพื้นฐานมาก แต่ผมเคยเจอบริษัทที่ระบบเงินเดือนไม่เคยพลาดสักเดือน แล้วตอบไม่ได้ว่าคนที่ลาออกไปปีนี้ ออกจากฝ่ายไหนมากที่สุด — เพราะข้อมูลที่บัญชีต้องใช้ กับข้อมูลที่ใช้ตัดสินใจเรื่องคน เป็นคนละชุดกัน เรื่องนี้ผมเล่าไว้ละเอียดในเคสของทายาทที่เพิ่งรับช่วงกิจการ

ถ้าข้ามขั้นนี้ ทุกอย่างที่เหลือคือการเดา

ขั้นที่ 2 — เอกสารที่กฎหมายบังคับ

สัญญาจ้างที่ใช้ได้จริง และข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานถ้าคุณมีลูกจ้างถึงจำนวนที่กฎหมายกำหนด รายละเอียดว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหนและต้องมีอะไรบ้าง อยู่ที่ บริษัทผมต้องมีข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานไหม

เหตุผลที่ผมให้ขั้นนี้มาเป็นที่สอง ไม่ใช่เพราะสำคัญที่สุด แต่เพราะเป็นขั้นเดียวในสี่ขั้นที่มีบทลงโทษถ้าไม่ทำ ส่วนขั้นอื่นถ้าไม่ทำก็แค่เสียโอกาส

และเหตุผลที่ไม่ให้มาเป็นที่หนึ่ง เพราะคุณต้องรู้ก่อนว่ามีใครอยู่บ้างและใครขาดเอกสารอะไร ถึงจะรู้ว่าต้องไล่เก็บกับใคร

ขั้นที่ 3 — เกณฑ์เรื่องเงิน

ตำแหน่งนี้เริ่มต้นเท่าไหร่ สูงสุดควรอยู่ที่เท่าไหร่ และอะไรทำให้คนหนึ่งได้ขึ้นมากกว่าอีกคน

ขั้นนี้ต้องมาหลังขั้นที่หนึ่ง เพราะคุณต้องเห็นผังเงินเดือนของทั้งบริษัทก่อน ถึงจะรู้ว่ากรอบควรอยู่ตรงไหน ถ้าตั้งกรอบโดยไม่ดูของจริง คุณจะได้กรอบที่คนครึ่งบริษัทอยู่นอกกรอบ

อาการที่บอกว่าถึงเวลาต้องทำขั้นนี้แล้ว คือเงินเดือนคนเก่ากับคนใหม่เริ่มไม่สอดคล้องกัน ซึ่งผมเขียนแยกไว้ที่ พนักงานเก่าเงินเดือนน้อยกว่าคนใหม่ แก้ยังไงไม่ให้บานปลาย

ขั้นที่ 4 — วิธีทำงานประจำวัน

ขั้นสุดท้ายคือการทำให้เรื่องที่เกิดขึ้นทุกเดือนมีวิธีเดียวกันทั้งบริษัท

ขั้นนี้ไม่ต้องสวย ขอให้เหมือนกันทุกครั้งก็พอ เพราะปัญหาส่วนใหญ่ที่กลายเป็นข้อพิพาท เกิดจากการที่คนสองคนถูกปฏิบัติต่างกันโดยไม่มีเหตุผลอธิบาย

สิ่งที่ยังไม่ต้องทำในปีแรก

ข้อนี้ผมคิดว่ามีค่ากว่ารายการสิ่งที่ต้องทำเสียอีก

ของสี่อย่างนี้ไม่ได้แย่ครับ แต่ถ้าทำก่อนเวลา คุณจะได้ของที่ต้องรื้อทำใหม่ในอีกหนึ่งปี แล้วครั้งที่สองคนในบริษัทจะเชื่อน้อยลง เพราะเขาเพิ่งเห็นของเดิมถูกยกเลิกไป

ทำสี่ขั้นให้จบ ดีกว่าทำสิบเอ็ดข้อครึ่ง ๆ กลาง ๆ

บริษัทขนาดคุณไม่ได้มีคนพอจะทำสิบกว่าเรื่องพร้อมกัน และไม่จำเป็นต้องมีด้วย

สี่ขั้นข้างบนใช้เวลาประมาณสองถึงสามเดือนถ้ามีคนดูแลจริงจัง และเมื่อทำครบแล้ว คุณจะตอบคำถามเรื่องคนได้เกือบทั้งหมดที่เจ้าของกิจการต้องตอบในหนึ่งปี

ส่วนที่เหลือในรายการยาว ๆ นั้น ค่อยหยิบมาทำตอนที่บริษัทโตจนต้องใช้จริง ซึ่งวันนั้นคุณจะรู้เองว่าต้องใช้ข้อไหน โดยไม่ต้องมีใครมาบอก