หน้าแรก · บันทึกจากหน้างาน

90 วันแรกของทายาทที่เพิ่งรับช่วงกิจการ ทำไมต้องเคลียร์เรื่องคนก่อน

13 สิงหาคม 2569 · อ่าน 7 นาที · เคสจริง

บทความนี้เป็นงานจริงที่ผมทำครับ ผมตัดรายละเอียดที่ระบุตัวบริษัทออกทั้งหมดแล้ว เหลือไว้แต่ลำดับเหตุการณ์ เพราะผมคิดว่าลำดับนี้เกิดซ้ำกับหลายบริษัทที่กำลังเปลี่ยนรุ่น

เขากลับมาพร้อมแผนขยายกิจการ แต่ติดตรงไม่รู้จักคนของตัวเอง

กิจการขนาด 50 กว่าคน กำลังไปได้ดี มีแผนขยายและกำลังรับคนเพิ่ม ทายาทเพิ่งเรียนจบจากต่างประเทศกลับมา และเข้ามารับหน้าที่คุมโรงงานเต็มตัว

ตอนที่มีคนแนะนำให้เรารู้จักกัน สิ่งที่เขาเล่าให้ผมฟังคือ

สังเกตว่าไม่มีข้อไหนเลยที่เป็นปัญหาเรื่องยอดขายหรือการผลิต ธุรกิจเขาไปได้ดีอยู่แล้ว สิ่งที่กำลังจะฉุดเขาไว้คือเรื่องคนล้วน ๆ

สองสัปดาห์แรก ผมยังไม่แก้อะไรเลย

ผมใช้เวลาสองสัปดาห์แรกไปกับการถามอย่างเดียว ไม่ได้เสนอทางแก้อะไรทั้งนั้น เพราะถ้ารีบแก้ตั้งแต่ยังไม่รู้ว่าอะไรพัง ก็คือการเดา

สิ่งที่พบคือ คนที่รับผิดชอบงานบุคคลทั้งหมดของบริษัท คือพนักงานบัญชีที่ดูแลเรื่องจ่ายเงินเดือน

ตรงนี้ผมอยากพูดให้ชัดว่าไม่ใช่ความผิดของเขาเลยครับ เขาทำงานของเขาได้ดี เงินเดือนออกตรงเวลา ตัวเลขไม่เคยผิด แต่ไม่มีใครเคยบอกเขาว่างานบุคคลต้องเก็บอะไรบ้าง เพราะเขาไม่เคยถูกจ้างมาทำงานนั้น

ต้นตอไม่ใช่คนลาออก แต่คือไม่มีข้อมูลให้ตัดสินใจ

นี่คือจุดที่ผมอยากให้จำมากที่สุดในบทความนี้

ระบบเงินเดือนบอกได้ว่าใครได้เท่าไหร่ หักอะไรไปบ้าง โอนเข้าบัญชีไหน ซึ่งเป็นข้อมูลที่บัญชีต้องใช้ แต่มันตอบคำถามพวกนี้ไม่ได้เลย

พอตอบคำถามพื้นฐานพวกนี้ไม่ได้ ทุกการตัดสินใจเรื่องคนจึงกลายเป็นการเดา และเมื่อทุกอย่างเป็นการเดา คนก็ไม่กล้าตัดสินใจเอง ต้องส่งขึ้นมาให้เจ้าของชี้ขาดหมด

นั่นแหละครับคือที่มาของกองเอกสารบนโต๊ะ มันไม่ใช่เรื่องงานเยอะ แต่เป็นอาการของการที่ไม่มีใครมีข้อมูลพอจะตัดสินใจแทนได้

สัปดาห์ที่สาม วางระบบให้คนของเขา ไม่ใช่ทำแทนเขา

ผมไม่ได้เข้าไปเป็นฝ่ายบุคคลให้บริษัทเขา สิ่งที่เกิดขึ้นคือบริษัทรับคนมาดูแลงานบุคคลโดยเฉพาะหนึ่งคน ผมช่วยสัมภาษณ์ให้เท่านั้น คนที่ตัดสินใจจ้างคือทายาท เพราะเขาต้องเป็นคนทำงานด้วยไปอีกหลายปี จากนั้นผมออกแบบระบบให้คนที่เข้ามาใหม่เดินตาม

สิ่งที่ผมส่งมอบในช่วงนั้นคือ

• แบบเก็บข้อมูลพนักงาน ที่ตอบสี่คำถามข้างบนได้ตั้งแต่วันแรกที่กรอกครบ
• รายการตรวจว่าต้องทำอะไรบ้าง เรียงตามลำดับความสำคัญ ไม่ใช่ทำพร้อมกันทั้งหมด
• การตรวจเอกสารจ้างงานว่าครบตามที่กฎหมายกำหนดหรือยัง
• การไล่ดูจุดเสี่ยงทางกฎหมายที่บริษัทมีอยู่โดยยังไม่รู้ตัว

เหตุผลที่ผมไม่ทำเองทั้งหมดทั้งที่เร็วกว่า คือถ้าทำแบบนั้น วันที่ผมถอนตัวออกไป ทุกอย่างจะกลับไปอยู่ที่เดิม

สองเดือนถัดมา

สิ่งที่บริษัทมีเพิ่มขึ้นมาในช่วงนั้น

• ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานที่ชัดเจนและตรงกับที่ปฏิบัติจริง
• รูปแบบการเขียนบันทึกภายในที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งบริษัท
• ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่เชื่อถือได้
• ทะเบียนพนักงานที่ค้นหาได้จริง

ผมจะไม่บอกว่าคนหยุดลาออกครับ เพราะจำนวนคนที่ออกในช่วงนั้นไม่ได้ลดลง

สิ่งที่เปลี่ยนจริงคือ บริษัทเริ่มเก็บคนที่อยากเก็บไว้ได้ พอมีข้อมูลว่าใครเป็นใคร อยู่มานานแค่ไหน ทำอะไรได้บ้าง และใครกำลังเริ่มถอย ก็รู้ว่าควรรั้งใครและรั้งด้วยอะไร ต่างจากเดิมที่มารู้ตัวอีกทีตอนใบลาออกวางอยู่บนโต๊ะแล้ว

สำหรับผมนี่เป็นผลที่ตรงจุดกว่าตัวเลขคนออกที่ลดลงเสียอีก เพราะบริษัทขนาดนี้ไม่ได้เดือดร้อนที่คนออก แต่เดือดร้อนตอนคนที่ออกคือคนที่แทนไม่ได้

เรื่องที่คนมักไม่เชื่อ — ทำแบบทางไกลทั้งหมด

ตลอดงานนี้ผมไม่ได้เข้าไปนั่งที่โรงงานเลยสักวันครับ

ที่ทำได้เพราะงานมันแยกกันชัด งานที่ต้องอยู่หน้างานจริง ๆ คือการนั่งคุยกับพนักงาน เดินดูหน้างาน และเก็บเอกสาร ซึ่งเป็นงานของคนที่บริษัทจ้างมาโดยตรง ส่วนงานของผมคือออกแบบว่าจะเก็บอะไร ตรวจว่าที่ได้มาถูกต้องไหม และสอนให้เขาทำต่อเป็น สามอย่างนี้ทำผ่านจอได้หมด

ผลพลอยได้คือเขาไม่ต้องจ่ายค่าเดินทางและเวลาที่ผมนั่งอยู่บนรถ

ทำไมต้องเป็น 90 วันแรก

ไม่ใช่เพราะเลข 90 มีอะไรพิเศษครับ แต่เพราะช่วงนั้นเป็นช่วงเดียวที่คุณยัง “เพิ่งเข้ามา”

ตอนนี้คุณถามได้ว่า “ทำไมเราถึงทำแบบนี้” แล้วมันยังเป็นคำถามที่ปกติ ไม่มีใครรู้สึกว่าถูกตรวจสอบ พอผ่านไปหนึ่งปี คำถามเดียวกันจะกลายเป็นการรื้อของที่คุณอนุมัติไปเองแล้ว ซึ่งยากขึ้นมากทั้งกับคุณและกับคนที่ทำงานอยู่

อีกอย่างคือช่วงแรกยังไม่มีใครคาดหวังผลงานจากคุณเท่าไหร่ นั่นคือต้นทุนที่คุณมีอยู่ก้อนหนึ่ง และใช้ได้แค่ครั้งเดียว

ถ้าคุณอยู่ในจังหวะเดียวกัน

สิ่งที่ผมแนะนำให้เริ่มไม่ใช่การรื้อระบบ แต่คือการทำให้ตัวเองตอบสี่คำถามข้างบนให้ได้ก่อน แค่นั้นคุณก็จะเห็นแล้วว่าปัญหาจริงอยู่ตรงไหน และมันมักไม่ใช่ตรงที่คุณคิดไว้ตอนแรก

เรื่องที่พนักงานเก่ายังไม่ฟังคุณ ผมเขียนแยกไว้อีกเรื่องที่ รับช่วงต่อจากรุ่นพ่อ แล้วพนักงานเก่าไม่ฟัง ส่วนคำถามว่าถึงเวลาจ้างคนมาดูแลเรื่องนี้เต็มตัวหรือยัง อยู่ที่ โตมา 50 คนแล้ว ควรจ้าง HR เต็มเวลาหรือยัง