หนังสือเตือน
หนังสือเตือนเป็นเอกสารที่ใช้บ่อยที่สุด และเขียนผิดบ่อยที่สุด ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ที่ถ้อยคำ แต่อยู่ที่เขียนไม่ชัดว่าพนักงานทำอะไรผิด
ทำไมต้องเตือนเป็นหนังสือ
ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ถ้าพนักงานฝ่าฝืนข้อบังคับหรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย ในเรื่องที่ไม่ร้ายแรง นายจ้างต้องเคยตักเตือนเป็นหนังสือมาก่อน ถ้าพนักงานทำผิดซ้ำในเรื่องเดียวกัน จึงจะเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยได้
และหนังสือเตือนมีผลใช้ได้ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่พนักงานทำผิด ถ้าเตือนด้วยปากเปล่าอย่างเดียว วันที่ต้องใช้อ้างอิงจะไม่มีหลักฐานเลย
[ชื่อบริษัท]
เลขที่ [เลขที่หนังสือ]
วันที่ [วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ]
หนังสือตักเตือน
เรื่อง ตักเตือนการฝ่าฝืน[ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน / ระเบียบ / คำสั่ง] ของบริษัท
เรียน [ชื่อ-นามสกุลพนักงาน] ตำแหน่ง [ตำแหน่ง] แผนก [แผนก] รหัสพนักงาน [รหัส]
ด้วยเมื่อวันที่ [วัน เดือน ปี ที่ทำผิด] เวลาประมาณ [เวลา] ณ [สถานที่] ท่านได้[บรรยายการกระทำตามข้อเท็จจริง เช่น มาทำงานสาย 45 นาที โดยไม่ได้แจ้งหัวหน้างานล่วงหน้า]
เขียนสิ่งที่เกิดขึ้นจริงเท่านั้น มีวัน เวลา สถานที่ ห้ามใส่ความเห็นหรือคำตัดสินนิสัย เช่น "ไม่มีความรับผิดชอบ" "ขาดวินัยเป็นประจำ"การกระทำดังกล่าวเป็นการฝ่าฝืน[ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน หมวด ... ข้อ ...] ซึ่งกำหนดไว้ว่า [ยกข้อความในข้อบังคับหรือระเบียบที่ฝ่าฝืน]
ต้องอ้างข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่มีอยู่จริงและพนักงานเคยได้รับรู้ ถ้าบริษัทยังไม่มีข้อบังคับเรื่องนี้เป็นลายลักษณ์อักษร หนังสือเตือนจะอ่อนมากบริษัทจึงขอตักเตือนท่านเป็นหนังสือมา ณ ที่นี้ และขอให้ท่านปฏิบัติตามข้อบังคับของบริษัทโดยเคร่งครัด หากท่านกระทำความผิดในลักษณะเดียวกันซ้ำอีกภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่วันที่กระทำความผิดครั้งนี้ บริษัทจะพิจารณาลงโทษตามข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ซึ่งอาจรวมถึงการเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย
ลงชื่อ ......................................................... ผู้มีอำนาจลงนาม
([ชื่อ-นามสกุล]) ตำแหน่ง [ตำแหน่ง]
บันทึกการรับทราบ
ข้าพเจ้าได้รับหนังสือตักเตือนฉบับนี้และรับทราบข้อความทั้งหมดแล้ว
ลงชื่อ ......................................................... พนักงาน วันที่ ..............................
กรณีพนักงานไม่ลงชื่อรับทราบ
ได้อ่านและมอบหนังสือฉบับนี้ให้พนักงานเมื่อวันที่ .............................. แต่พนักงานปฏิเสธไม่ลงชื่อ
ลงชื่อ ......................................................... พยาน
ลงชื่อ ......................................................... พยาน
ข้อควรระวังก่อนใช้
- หนึ่งเรื่อง หนึ่งฉบับ — อย่ารวมความผิดหลายเรื่องไว้ในหนังสือเดียว เวลาพนักงานทำผิดซ้ำ ต้องชี้ได้ว่าซ้ำกับเรื่องไหน
- ความผิดซ้ำต้องเป็นเรื่องเดียวกัน — เตือนเรื่องมาสาย แล้วครั้งถัดไปทำผิดเรื่องขาดงาน อาจถูกมองว่าไม่ใช่การทำผิดซ้ำ
- ออกให้เร็ว — ออกหนังสือเตือนใกล้วันที่เกิดเหตุ ถ้าปล่อยไว้หลายเดือนแล้วค่อยเตือน จะดูเหมือนหาเรื่อง
- พนักงานไม่ยอมเซ็น หนังสือเตือนก็ยังมีผล — การเซ็นคือหลักฐานว่าได้รับ ไม่ใช่เงื่อนไขว่าต้องยินยอม ให้อ่านให้ฟังต่อหน้าพยานสองคนแล้วบันทึกไว้ หรือส่งไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไปที่อยู่ของพนักงาน
- ความผิดร้ายแรงไม่ต้องเตือนก่อน — เช่น ทุจริตต่อหน้าที่ หรือจงใจทำให้นายจ้างเสียหาย กรณีแบบนี้กฎหมายไม่ได้บังคับให้เตือนก่อน แต่ต้องมีหลักฐานชัดเจน และควรปรึกษาผู้รู้ก่อนตัดสินใจเลิกจ้าง
- ห้ามหักเงินเดือนเป็นค่าปรับ — การลงโทษด้วยการหักค่าจ้างทำไม่ได้ ต่อให้เขียนไว้ในหนังสือเตือนก็ตาม
เรื่องนี้เชื่อมกับข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานโดยตรง ถ้าบริษัทยังไม่มีหรือมีแต่ไม่ตรงกับที่ทำจริง ลองดูโครงข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานประกอบครับ
ตัวอย่างเอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางเท่านั้น ไม่ใช่ความเห็นทางกฎหมาย กรณีที่อาจนำไปสู่การเลิกจ้าง ควรปรึกษาผู้ที่มีความรู้ด้านกฎหมายแรงงานก่อนดำเนินการครับ
ต้องเตือนพนักงาน แต่ไม่แน่ใจว่าจะจบยังไง
ผมมีบริการตรวจสุขภาพระบบคนแบบไม่มีค่าใช้จ่าย คุยกัน 60 นาที แล้วส่งสรุป 1 หน้าให้ภายใน 2 วันทำการ รอบนี้ไม่มีการเสนอขายครับ
ตรวจสุขภาพระบบคน — ไม่มีค่าใช้จ่าย